Memur evrak gönderirken nelere dikkat etmeli?

Memur evrak gönderirken nelere dikkat etmeli?

Memur evrak gönderirken dikkat etmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

• Evrakın Hazırlanması: Evrakın ilgili kurallara uygun şekilde hazırlanması ve gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir

• Adres ve İletişim Bilgileri: Gönderici ve alıcı adres ve iletişim bilgilerinin doğru ve eksiksiz yazılması önemlidir

• İadeli Taahhütlü Gönderim: Özellikle önemli evraklar için iadeli taahhütlü posta kullanılması, evrakın ulaştığına dair imza alınmasını sağlar

• Kargo Seçimi: PTT veya diğer kargo şirketleri kullanılabilir, ancak evrakın kesin olarak ulaştığına dair bilgi alınabilecek bir sistem tercih edilmelidir

• Elektronik İmza: Elektronik evrak gönderiminde, içeriğin değiştirilmediğine dair güvence sağlayan elektronik imza kullanılması gerekmektedir

Bu adımlar, evrakın güvenli ve doğru bir şekilde ulaşmasını sağlar.

Kurumlara elden evrak teslimi nasıl yapılır?

Kurumlara elden evrak teslimatı yapılırken şu adımlar izlenir: 1. Evrakın Kontrolü: Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığı kontrol edilir. 2. Zimmet Fişi: Evrak zimmetli ise, zimmet fişi imzalanır. 3. Kayıt: Evrak, kayıt defterine veya fişine kaydedilir. 4. Teslimat: Evrak, ilgili birime veya kişiye imza karşılığı teslim edilir. Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarflar açılmamalı ve doğrudan ilgili makam sahibine teslim edilmelidir. Örnek bir iş akışı için Bayrampaşa Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü'nün giden evrak kayıt süreci iş akış şeması incelenebilir.

Resmi yazışma yönetmeliği memurlar için geçerli mi?

Evet, Resmi Yazışma Yönetmeliği memurlar için geçerlidir. 10 Haziran 2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik", tüm kamu kurum ve kuruluşlarını, dolayısıyla memurları kapsamaktadır. Yönetmelik, resmi yazışmaların güvenli elektronik imza veya el yazısıyla atılan imza ile nasıl yapılacağını, belge bölümlerini, nüsha sayısını ve diğer usulleri düzenlemektedir.

Resmi evrak nasıl hazırlanır?

Resmi evrak hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Başlık: Evrakın neye yönelik hazırlandığını belirten bir başlık eklenmelidir. Tarih ve Numara: Başlığın hemen altında evrakın tarihi ve numarası yer almalıdır. Gönderici ve Alıcı Bilgileri: Evrakın göndericisine ve alıcısına ait isim, soyisim ve iletişim bilgileri yazılmalıdır. İçerik: Gerekli durumlarda gönderim nedeni ve içeriğine yönelik bilgilere yer verilmelidir. Format: Evrak, gönderime uygun formatta olmalıdır. İmza: Resmi evraklarda yetkili memurun imzası gereklidir. Yazı Tipi ve Büyüklüğü: Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New Roman" veya "Arial" yazı tipi kullanılmalıdır. Harf büyüklüğünün "Times New Roman" için 12 punto, "Arial" için 11 punto olması esastır. Yazma Şekli: Evrak, okunaklı olduğu sürece bilgisayar ortamında veya elle yazılabilir.

Gizlilik dereceli evrak nasıl gönderilir?

Gizlilik dereceli evrakların gönderilmesi için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Çok Gizli Belgeler: İç içe çift zarf yapılır. İç zarfın üzerine gönderen idare bilgisi, belge tarihi, sayısı, muhatabın adı ve adres bilgileri, "ÇOK GİZLİ" gizlilik derecesi ve "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi (varsa) yazılır. Dış zarfa gönderen ve muhatap idarelerin adı ve adres bilgileri eklenir. Zarfın birleşim yerleri, yetkisiz açılmayı önleyici önlemlerle kapatılır. Kurye ile taşınır; yurt içine ve yurt dışına posta ile gönderilmez. 2. Gizli Belgeler: İç içe çift zarf yapılır. İç zarfın üzerine gönderen idare bilgisi, belge tarihi, sayısı, muhatabın adı ve adres bilgileri, "GİZLİ" gizlilik derecesi ve "KİŞİYE ÖZEL" ibaresi (varsa) yazılır. Dış zarfa gönderen ve muhatap idarelerin adı ve adres bilgileri eklenir. Zarfın birleşim yerleri kapatılır. Zorunlu durumlarda PTT aracılığıyla gönderilir, ülke dışına diplomatik kurye ile iletilir. 3. Hizmete Özel Belgeler: Güvenli elektronik imza ile imzalanıp kurumsal şifreleme sertifikaları ile şifrelenir. Elektronik iletim mümkün değilse, fiziksel ortamda gönderilir. Zarfın üzerine gönderen idare bilgisi, belge tarih ve sayısı, muhatabın adı ve adres bilgileri ile "HİZMETE ÖZEL" gizlilik derecesi yazılır. Gizlilik dereceli evrakların gönderilmesi, ilgili yönetmeliklere uygun olarak yapılmalıdır.

DYS üzerinden evrak nasıl gönderilir?

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden evrak göndermek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma ekranına menüden erişilir. 2. Evrak gizli ise "Doküman Seçimi" alanında "Gizli" seçeneği işaretlenir. 3. Evrakın konusu, onaylayacaklar, dağıtım yerleri gibi bilgiler girilir. 4. Metin kısmı, "Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği"ne uygun şekilde doldurulur. 5. Evrak, e-imza ile imzalanır. 6. Gönderim şekli ve gizlilik derecesi seçilir, "Tamam" butonuna basılır. 7. Evrakın ekleri ve ilgisi eklenir. 8. "Evrakı Gönder" butonuna tıklanır. Eğer evrak DYS içinde bir birime gönderiliyorsa, evrak anında ilgili birimlere ulaşır.

Muhabere yoluyla evrak nasıl gönderilir?

Muhabere yoluyla evrak göndermek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Dilekçenin hazırlanması. 2. Yetkili mahkemeye başvuru. 3. Muhabere işlemi. 4. Takip ve bilgilendirme. Dikkat edilmesi gereken hususlar: Dilekçe içeriği. Muhabere ücretleri. Takip süreci.

Giden evrak numarası nasıl verilir?

Giden evrak numarası, genellikle iki farklı yöntemle verilir: 1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Kullanımı: EBYS üzerinden hazırlanan evraklar, sistem tarafından otomatik olarak giden evrak numarası alır. 2. Manuel Kayıt: Evrak kayıt memuru tarafından OBS Sistemi ile veya manuel olarak hazırlanan evraklara, giden evrak kayıt numarası elle işlenir. Ayrıca, giden evrakın üzerine numara basımı için numaratörler de kullanılabilir.